La tenue d’un registre des délibérations concernant le fonctionnement de la coopérative est obligatoire.

Ce registre doit être distinct du cahier du Conseil des Maîtres. C’est ce registre qui attestera du bien fondé des décisions, et fera foi en cas de litiges ou différends.

Le Mandataire de la coopérative est dépositaire et responsable de ce cahier, comme il est responsable des archives. L’ensemble de ces documents doit être conservé dix ans sauf retour à l’Association Départementale (dans le cas de fermeture de la coopérative par exemple).

Ce registre est à mettre en place pour le fonctionnement de :

• la coopérative dite « centrale »,
• chaque coopérative de classe lorsqu’elle existe,
• le foyer coopératif (second degré),
• chaque club (second degré).

Que faut-il inscrire ?

• Les renseignements généraux concernant la coopérative (date de création, désignation des mandataires locaux signataires du compte...)
• Les délibérations concernant le fonctionnement (règlement intérieur, assemblées générales, décisions d’achats, autres décisions importantes...)

LES DÉCISIONS CONCERNANT LE FONCTIONNEMENT

Elles font l’objet de délibérations établies en conformité avec les buts et statuts qui constituent la règle fondamentale de l’Association.

Le Président, le Trésorier, le Mandataire , sont élus annuellement et/ou selon les modalités de fonctionnements internes. Attention à ne jamais oublier les enfants !

Le règlement intérieur est un document qui complète les statuts. Il règle les points de détail. Il déterminera par exemple le fonctionnement entre les coopératives de classe et la coopérative centrale dont les modalités sont définies (ou redéfinies) chaque année.

Attention à la tradition, la routine, l’habitude qui éloignent parfois du fonctionnement normal !

Les assemblées générales sont statutaires (au moins deux fois par an) :

• Au cours du premier mois de l’année scolaire pour présenter les principaux projets, arrêter leur financement dans le cadre du budget prévisionnel,
• en fin d’année scolaire pour dresser le bilan des activités et préparer le bilan financier de l’exercice, les approuver.

Les conseils de coopératives (de classes ou d’école) : participation des enfants, lorsque cela est possible (âge), à la prise de décisions et à la tenue des différents registres.

LES DÉCISIONS D’ACHATS IMPORTANTS

Elles ne sont pas de la compétence d’une seule personne (ni même de deux).

Elles sont du ressort, au niveau des écoles maternelles, du Conseil des Maîtres réuni en Conseil de Coopérative, dans l’enseignement élémentaire et dans l’enseignement secondaire (classe, école, club, foyer) elles sont du ressort de l’Assemblée des Coopérateurs.

Rappel important : Les mandataires, signataires du compte, ne peuvent prendre aucun engagement sur l’avenir (contrats, prélèvements automatiques, achats à crédit, cautions...) sans l’accord préalable du Président de l’Association Départementale. En cas contraire, la responsabilité personnelle du ou des signataires serait engagée.

Le registre des délibérations doit être émargé régulièrement par tous les tuteurs des coopératives de classe